Datenschutz in der Ordernaut-App

1. Wer ist wofür verantwortlich?

Diese Hinweise betreffen die Daten, die ein Betrieb (zum Beispiel ein Café) in der Ordernaut-App verarbeitet. Für die Verarbeitung auf ordernaut.com gilt die Datenschutzerklärung der Website.

Der Betrieb ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Daten seiner Gäste und Mitarbeiter, die er in der App verarbeitet. Er entscheidet, welche Daten er eingibt und wofür.

Ordernaut ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Hani Jan Asfoor, Hardtstr. 5, 78467 Konstanz, verarbeitet diese Daten nur im Auftrag und nach Weisung des Betriebs. Die Einzelheiten regelt der Vertrag über Auftragsverarbeitung, den Ordernaut mit jedem Kunden schließt.

Für die Daten, die Ordernaut für die Vertragsabwicklung mit dem Betrieb braucht (zum Beispiel Ansprechpartner, Kontaktdaten und Bankverbindung für die Lastschrift), ist Ordernaut selbst verantwortlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dafür gilt die Datenschutzerklärung der Website entsprechend.

2. Kontakt

Hani Jan Asfoor, Hardtstr. 5, 78467 Konstanz
E-Mail: kontakt@ordernaut.com

3. Welche Daten werden in der App verarbeitet?

Welche Daten tatsächlich anfallen, bestimmt der Betrieb durch die Art, wie er die App nutzt. Typisch sind:

• Mitarbeiter: Name, Zugangsdaten und die Vorgänge, die sie in der App ausführen, zum Beispiel Bestellungen und Buchungen.
• Gäste: Bestellungen mit Artikeln, Mengen und Zeitpunkt, bei Bedarf Angaben wie Tisch oder Name, soweit der Betrieb sie eingibt.
• Kassendaten: Buchungen, Belege, Umsätze und die Signaturen der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
• Sprachbestellung: die gesprochene Bestellung. Ordernaut speichert die Aufnahme nicht. Sie wird nur zur Umwandlung in Text weitergegeben (siehe Abschnitt 4).
• Technische Daten: zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt und Gerätetyp bei der Nutzung der App.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sollten Betriebe nicht in Freitextfelder eingeben.

4. Unterauftragsverarbeiter und Speicherorte

Ordernaut setzt derzeit diese Dienstleister ein:

• Amazon Web Services (AWS): Hosting der App und ihrer Daten, Region Frankfurt am Main (eu-central-1).
• Groq: Verarbeitung der Sprachbestellung. Die Aufnahme wertet ein Open-Source-Modell von OpenAI aus, das Ordernaut über Groq (USA) nutzt. Groq nutzt die Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training von Modellen und speichert sie standardmäßig nicht. Zur Fehlersuche oder Missbrauchsprüfung können Protokolle bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Die Übermittlung in die USA ist an die Voraussetzungen des Kapitels V der DSGVO gebunden.
• fiskaly: Cloud-TSE, die technische Sicherheitseinrichtung für Kassenbuchungen nach der Kassensicherungsverordnung.

Ordernaut informiert Kunden über Änderungen dieser Liste nach den Regeln des Vertrags über Auftragsverarbeitung.

5. Wie lange werden Daten gespeichert?

• Kassendaten: Betriebe müssen Kassendaten steuerrechtlich 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Diese Pflicht liegt beim Betrieb, nicht bei Ordernaut. Der Betrieb sollte seine Daten regelmäßig exportieren, zum Beispiel über den DSFinV-K-Export.
• Nach Vertragsende: Der Betrieb kann seine Daten bis zum Vertragsende exportieren. Danach hat er 30 Tage lang Zugriff, ausschließlich zum Export. Danach löscht Ordernaut die Daten.
• Nach der Testphase: Entscheidet sich der Betrieb gegen einen Vertrag, löscht Ordernaut die Testdaten 30 Tage nach dem Ende der Testphase.
• Sprachaufnahmen: werden von Ordernaut nicht gespeichert.

6. Hinweise für Betriebe

Als Verantwortlicher musst du deine Mitarbeiter und Gäste nach Art. 13 DSGVO informieren, wenn du ihre Daten in der App verarbeitest. Deine Datenschutzhinweise sollten mindestens enthalten:

• wer du bist (Name und Kontakt deines Betriebs),
• welche Daten du wofür verarbeitest und auf welcher Rechtsgrundlage (zum Beispiel Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigtes Interesse),
• dass du Ordernaut als Dienstleister einsetzt, und seine Unterauftragsverarbeiter nach Abschnitt 4,
• die Speicherdauer, etwa die 10-jährige steuerliche Aufbewahrung von Kassendaten,
• die Rechte der Betroffenen (Abschnitt 7).

Setzt du die Sprachbestellung ein, solltest du Mitarbeiter und gegebenenfalls Gäste darauf hinweisen, dass gesprochene Bestellungen zur Verarbeitung an einen Dienstleister übermittelt werden.

7. Rechte der Betroffenen

Gäste und Mitarbeiter haben gegenüber dem Betrieb das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21), soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Anfragen gehen an den Betrieb. Ordernaut unterstützt den Betrieb dabei, wie es der Vertrag über Auftragsverarbeitung vorsieht. Erreicht eine Anfrage Ordernaut direkt, leitet Ordernaut sie an den Betrieb weiter.

Betroffene können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

Stand: Oktober 2026